LA PRECISIONE INVENTARIALE

CHE COSA È LA PRECISIONE INVENTARIALE

Definizione della precisione inventariale, in breve:
“la corrispondenza fra l’inventario fisico (inventario diretto) e i dati contabili di magazzino rilevabili dal sistema gestionale (inventario indiretto ).”

Lo scopo della presente pubblicazione è quello di fornire ai titolari delle Aziende una sintesi del progetto relativo al miglioramento della
“Precisione inventariale”
evidenziandone i molteplici benefici derivanti dalla sua applicazione.

PROBLEMI PRATICI DI UNA BASSA PRECISIONE

Come posso aver perso 100.000 Euro nell’inventario di fine anno?

Dove sono finiti i componenti ricevuti la settimana scorsa?

Devo prelevare il componente XIOO90099. Non lo trovo!

La linea di produzione si è fermata perché non siamo riusciti a trovare il componente 343535!

Il sistema ha proposto di riordinare il componente 1222, ma in magazzino ho scorte per i prossimi 2 anni!

Il fornitore mi ha chiesto un costo addizionale del 3% per le consegne urgenti!

I clienti si lamentano in continuazione per i ritardi di consegna dovuti a rotture di stock!

Il cliente ha ordinato il colore blu, ha ricevuto quello verde!

Il cliente ha ordinato 1.000 scatole da 12 e ha ricevuto 1.000 pezzi sfusi!

LE GIACENZE DI MAGAZZINO

Le scorte assumono un ruolo cruciale nella gestione della supply chain poiché consentono di regolare lo svolgimento dei
processi di acquisto, di trasformazione e di distribuzione delle produzione realizzate.
Le scorte di magazzino hanno il ruolo di ammortizzatore della variabilità, in termini di volumi, e della varietà, in termini di assortimento.
L’obiettivo “scorte nulle” non sarà mai raggiungibile.
Anche nell’azienda meglio organizzata, le scorte comunque esistono.

ovviano ai ritardi nelle consegne degli approvvigionamenti;

riducono i costi, nel caso in cui si ottengano sconti quantità o si riesca ad acquistare in condizioni di prezzi calanti;

ovviano ai ritardi di consegna dei subfornitori o di altri reparti produttivi;

svincolano ritmi e programmazione della produzione in reparti diversi;

consentono alle singole stazioni di lavoro di organizzarsi con un minimo di autonomia;

evadono celermente gli ordini;

fanno fronte ad andamenti ciclici della domanda;

evitano che la programmazione della produzione debba variare drasticamente il livello della quantità prodotta o del mix per adeguarsi prontamente alle irregolarità di mercato.

COSTI AZIENDALI PER LA BASSA PRECISIONE INVENTARIALE

Indagine condotta in Europa su un campione di 1.000 aziende

Incidenza sul fatturato dal 2% al 5%

Altri costi difficilmente quantificabili economicamente

basso livello di servizio ai clienti
inefficienze interne

ATTIVITA’ INFLUENZATE DALLE SCORTE

PIANIFICAZIONE FINANZIARIA
Un accurato stato della merce, sia giacente a magazzino, sia in ordine, permette all’azienda di meglio anticipare i fabbisogni di breve
termine e di avere costantemente aggiornati i reports finanziari e i flussi di cassa.

MARKETING E PIANIFICAZIONE DELLE VENDITE
Una corretta gestione dei prodotti finiti è il modo migliore per conoscere esattamente cosa può essere venduto ai clienti. Il piano di
marketing può essere implementato per focalizzarsi sulle attività di vendita su specifici prodotti.

PIANIFICAZIONE DI NUOVI PRODOTTI
Avere giacenze contabili errate o poco precise rende pressoché impossibile definire un piano di lancio preciso dei prodotti sul mercato.

PIANIFICAZIONE DELLA PRODUZIONE
Un accurato stato delle giacenze consente all’azienda di utilizzare le risorse di produzione pienamente,
in quanto la mancanza di materiale può essere prevista con adeguato anticipo.

RIDUZIONE DEI TEMPI PER INVENTARI FISICI
Un’elevata precisione delle giacenze di magazzino riduce drasticamente la necessità di ricorrere,
in casi di emergenza, agli inventari fisici.

PIANIFICAZIONE DEGLI ACQUISTI
Il valore errato della quantità contabile porta, inevitabilmente, a decisioni errate in fase di pianificazione dei materiali.

ASPETTATIVE

Il valore obiettivo della precisione inventariale è 95% - 98%.

Tale valore di precisione è il necessario ingrediente per ogni azienda che utilizzi sistemi informatici per la gestione delle scorte o sistemi
avanzati (MRP) di gestione della produzione. Precisioni inventariali al di sotto di tale percentuale provocano la caduta delle performance di tali
sistemi. Ciò che è maggiormente importante è l’andamento crescente della precisione piuttosto che il valore assoluto in se stesso.
La precisione inventariale è un utile strumento per la misura delle performance delle procedure aziendali.

IMPORTANZA DEL PROGETTO

La precisione inventariale non deve essere l’obiettivo principale della vostra azienda; l’incremento della precisione si deve
sempre realizzare tenendo presente produttività, costi e capacità di soddisfare i clienti.

COME FAR PARTIRE IL CAMBIAMENTO

Iniziare con attività facili tali da garantire risultati certi e non peggiorare i costi o il servizio al cliente;

coinvolgere il personale;

Iniziare con attività che migliorano produttività e precisione;

Individuare i processi più critici;

Mettere in discussione i comportamenti acquisiti;

Verificare le alternative;

Valutare i costi-benefici della soluzione.

CAMBIAMENTO CON APPROCCIO “PER PROCESSI”

Attivare una revisione delle procedure equivale ad attivare un cambiamento organizzativo considerando
l’intero processo e non la singola fase di una procedura ben più complessa.

Verificare le performance del processo complessivo e non quelle delle singole fasi.

Bilanciare le risorse e le attività sulle fasi in funzione delle migliori performance di processo.

Qualunque attività va fatta nel modo meno costoso e più efficiente per l’azienda, indipendentemente dalla funzione

RAZIONALIZZAZIONE DEI PROCESSI

Individuazione di tutte le attività ed eventuali gestioni ridondanti dovute al basso livello di precisione inventariale.

FORMALIZZAZIONE DELLE PROCEDURE

Formalizzazione delle procedure aziendali conformi ai processi definiti. Devono rispondere ai seguenti criteri:

Formazione personale;

uso di termini semplici e chiari adeguati alle conoscenze del personale;

comprendere tutte le informazioni necessarie per la corretta esecuzione dell’attività;

essere dettagliate e descrivere operazioni elementari;

Definizione del responsabile della procedura;

Definizione delle autorizzazione all’esecuzione delle mansioni.

IL SISTEMA INFORMATIVO E LA PRECISIONE INVENTARIALE

Programmi software
I programmi software devono coprire i processi definiti.

Reports
I reports devono essere semplici ed esaurienti per consentire un miglioramento dell’efficienza e della precisione.

Interfacce del sistema informativo
Le interfacce non devono essere solo funzionali, ma anche utilizzabili facilmente dagli addetti.

Sistemi di rilevamento automatici
Consentono di eliminare l’interfaccia uomo-sistema, in quanto forniscono i dati direttamente al sistema informativo.

IL VALORE DELLA PRECISIONE INVENTARIALE